Im Sinne dieses Gesetzes ist

1. amtliche Information: jede amtlichen Zwecken dienende Aufzeichnung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung. Entwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen, gehören nicht dazu;

2. Dritter: jeder, über den personenbezogene Daten oder sonstige Informationen vorliegen.

I. Amtliche Informationen (§ 2 Nr. 1)

Der Begriff der amtlichen Information umfasst alle Formen von Aufzeichnungen, die einem amtlichen Zweck dienen.

1. Aufzeichnungen

Die Information muss auf einem Informationsträger festgehalten oder gespeichert sein, da es sonst an einer Aufzeichnung fehlt. Auf die Art der Speicherung kommt es nicht an. Sie kann in papiergebundener Schriftform, elektronisch (CD, DVD), optisch (Filme, Fotos), akustisch (Tonbänder) oder anderweitig erfolgt sein. Fragen zu nicht aktenmäßig untersetzten Positionen, Rechts­auffassungen usw. der Behörde sind nicht nach dem IZG LSA zu beantworten; es fehlt die Eigenschaft einer aufgezeichneten amtlichen Information.

2. Amtlichen Zwecken dienend

Einem amtlichen Zweck dient die Information, wenn sie ein Amt betrifft oder in einem Zusammenhang zu einer amtlichen Tätigkeit steht. Informationen sind in dienstlichem Zusammenhang erlangt, wenn sie der öffentlichen Stelle im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung zugegangen sind (OVG NRW, Beschluss vom 18. Mai 2009, Az.: 8 A 2701/08). Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, wie die Stelle die Information gewonnen hat (Schoch, IFG, 2009, § 2 Rn. 41), denn das Informationszugangsrecht bezieht sich allgemein auf das in Akten festgehaltene Wissen öffentlicher Stellen und ist damit nicht auf Informationen zur hoheitlichen oder öffentlichen Tätigkeit von Behörden beschränkt. Informationen aus einem zivilrechtlichen Vertrag zwischen einer Behörde und einem Dritten sind daher regelmäßig amtliche Informationen. Der Schutz der beteiligten Parteien erfolgt über die Ausschlussgründe, §§ 3-6, 9 IZG LSA.

Amtlich ist die Information auch, wenn sie subjektive Einschätzungen und Beurteilungen von Sachverhalten enthält (Scheel, in: Berger/Roth/Scheel, Informationsfreiheitsgesetz, 1. Auflage 2006, § 2 Rn. 20).

3. Abgrenzung zu anderen Informationen und zu Entwürfen und Notizen i.S. des § 2 Nr. 1 S. 2

Nicht erfasst werden private Informationen. Hierunter sind alle Informationen über eine Person zu verstehen, die mit ihrer amtlichen Tätigkeit nicht in Verbindung stehen. Zu den privaten Informationen zählen z.B. private Notizen am Arbeitsplatz oder nicht arbeitsbezogene Terminvereinbarungen etc. Keine amtlichen Informationen sind ferner Entwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil des Vorgangs werden sollen. Es handelt sich bei ihnen um Hilfsmittel oder Vorüberlegungen, die keine dauerhafte Bedeutung für den Vorgang haben.

4. Der Grundsatz der Aktenvollständigkeit

Damit die Ansprüche auf Zugang zu amtlichen Informationen nicht unterlaufen werden, sind die Regeln der ordnungsgemäßen Aktenführung einzuhalten. Eine Parallelaktenführung, insbesondere durch die Aufnahme von Unterlagen in Handakten, ist unzulässig. Ebenso ist der Grundsatz der Aktenvollständigkeit zu beachten. Erst im Falle eines Informationsbegehrens hat die Behörde geschützte Informationen durch Trennung, Weitergabe geschwärzter Kopien oder auf andere Weise auszusondern (§ 7 Abs. 2 IZG LSA).

II. Der Begriff des Dritten (§ 2 Nr. 2)

Dritter i.S. des § 2 Nr. 2 IZG LSA ist jeder, über den personenbezogene Daten oder sonstige Informationen vorliegen.

1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind gem. § 2 Abs. 1 DSG-LSA Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Als Angaben über persönliche Verhältnisse werden Informationen über die Person selbst, ihre Identität, ihren Charakter verstanden. Angaben über sachliche Verhältnisse geben Auskunft über einen auf den Betroffenen beziehbaren Sachverhalt. Zu den personenbezogenen Daten einer Person gehören z.B.: Name, Alter, Familienstand, Kraftfahrzeug- und Versicherungsnummer, momentaner Aufenthalt, gesundheitliche Verhältnisse (z.B. Krankheitsdaten, die genetische Veranlagung), Pass- und Röntgenbilder, Kreditdaten, Daten über die Versetzung und Beförderung einer Person, aber auch Werturteile über ihre Qualifikation und charakterlichen Eigenschaften.

Dritte i.S. des § 2 Nr. 2 IZG LSA sind damit natürliche Personen, die durch den Informationszugang in ihren durch §§ 5, 6 IZG LSA geschützten Belangen (personenbezogene Daten; geistiges Eigentum, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse) berührt werden könnten. Zum Schutz personenbezogener Daten von Amtsträgern vgl. § 5 Abs. 4 IZG LSA.

2. Sonstige Informationen

Sonstige Informationen sind alle Informationen, bei denen es sich nicht um personenbezogene Daten Dritter handelt. Deshalb können auch juristische Personen Dritte i.S. des § 2 Nr. 2 IZG LSA sein. Über sie können nämlich schon begrifflich keine personenbezogenen Daten, sondern nur sonstige Informationen vorliegen (Fetzer, in: Fluck/Theuer [Hrsg.], Informationsfreiheitsrecht, Loseblattsammlung, Band 1, 22. Ergänzungslieferung, Stand: Mai 2008, A II IFG Bund, § 5 Rn. 30). Hauptbeispiel für sonstige Informationen stellen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse eines Unternehmens dar (Fetzer, in: Fluck/Theuer [Hrsg.], Informationsfreiheitsrecht, Loseblattsammlung, Band 1, 22. Ergänzungslieferung, Stand: Mai 2008, A II IFG Bund, § 2 Rn. 22). Daher kann auch eine Behörde Dritter sein, wenn sie Rechte aus § 6 IZG LSA geltend macht.

Anwendungshinweise des Landesbeauftragten für die Informationsfreiheit Sachsen-Anhalt zum IZG LSA - Stand 17. August 2010