Modus der Öffentlichkeit von Sitzungen des AKIF und der IFK

Beschlossen von der Arbeitsgemeinschaft der Informationsbeauftragten am 14. November 2005 in Düsseldorf, geändert von der Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland am 28. November 2013 in Erfurt

Die Sitzungen der Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland (IFK) - ehemals Arbeitsgemeinschaft der Informationsbeauftragten in Deutschland (AGID) - werden durch den Arbeitskreis Informationsfreiheit (AKIF) vorbereitet. Ihre Sitzungen finden in der Regel zweimal pro Jahr in dem Land statt, das jeweils den Vorsitz in der Konferenz führt. Dieser alterniert alphabetisch ("Name des Landes").

1. Mitglieder

Mitglieder mit vollem Mitspracherecht sind die mit der Informationsfreiheit befassten Landesbeauftragten und der Bundesbeauftragte sowie deren Beschäftigte.

2. Öffentlichkeit
Die Sitzungen des AKIF und der IFK sind öffentlich. Interessierte Dritte, die nicht bei den Landes- bzw. beim Bundesbeauftragten beschäftigt sind, können an den Sitzungen des AKIF und der IFK teilnehmen, haben aber kein Mitspracherecht. Die Zulassung zu den Sitzungen ist von der verfügbaren Raumkapazität abhängig. Eine rechtzeitige Anmeldung ist erforderlich. Die Zahl der Zuhörenden sollte die Zahl der Mitglieder nicht übersteigen.

3. Ausschlussgründe
Zum Schutz des Beratungsgeheimnisses bzw. des Willensbildungsprozesses können die Mitglieder die Öffentlichkeit von ihren Sitzungen oder Teilen der Sitzungen ausschließen. Diese Entscheidung richtet sich nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Landes, in dem die Sitzung jeweils stattfindet und muss gegenüber den Betroffenen begründet werden.

4. Verfahren
Das Land, das jeweils die Sitzung vorbereitet, bittet bei der Anmeldung von Tagesordnungspunkten um eine Kennzeichnung solcher Themen, die nach Ansicht der Mitglieder den Ausschluss der Öffentlichkeit erfordern. Nach einer Erörterung durch die Mitglieder stellt es die Tagesordnung falls erforderlich so zusammen, dass die öffentlichen und die nicht öffentlichen Themen jeweils in unterschiedlichen Zeitblöcken behandelt werden können. Hiervon unbenommen bleibt die Möglichkeit, die Öffentlichkeit auf Antrag eines Mitglieds während der Behandlung eines Tagesordnungspunktes auszuschließen.

5. Veröffentlichung
Tagesordnung und Protokoll der Sitzungen werden ebenso wie dieser Modus im Internet (auf den Webseiten der Mitglieder sowie unter www.datenschutz.de) veröffentlicht. Soweit erforderlich können schutzbedürftige Ausführungen des Protokolls zu den unter Ausschluss der Öffentlichkeit behandelten Themen von der Veröffentlichung ausgenommen werden.

Das Protokoll wird unmittelbar nach der Sitzung erstellt und im Umlaufverfahren genehmigt. Dabei ist auch abzustimmen, ob Ausführungen zu nicht öffentlich behandelten Themen von der Veröffentlichung auszunehmen sind.